رفتن به محتوا
نمونه ورک‌فلو n8n — مالی و عملیات

استخراج خودکار اطلاعات فاکتور و رسید با هوش مصنوعی به گوگل شیت

عکس یا PDF فاکتورهای خرید و رسیدها را در تلگرام یا ایمیل می‌فرستید؛ هوش مصنوعی فروشنده، تاریخ، مبلغ و اقلام را استخراج و در گوگل شیت یا سیستم حسابداری ثبت می‌کند.

  • قابل اجرا روی سرور شما یا ونسار
  • اتصال به ابزارهای فعلی شما
  • طراحی متناسب با فرایند شما
معرفی

استخراج اطلاعات فاکتور با OCR و هوش مصنوعی چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

ورود دستی فاکتورهای خرید و رسیدهای هزینه، کاری خسته‌کننده و پرخطاست که معمولاً تا آخر ماه عقب می‌افتد. مدل‌های هوش مصنوعی امروز می‌توانند متن و جدول تصویر فاکتور را بخوانند و به داده ساختاریافته تبدیل کنند؛ کافی است یک نفر نتیجه را بازبینی کند.

این ورک‌فلو با n8n ساخته می‌شود؛ یک پلتفرم متن‌باز اتوماسیون که سرویس‌های مختلف را با نودهای آماده یا درخواست HTTP به هم وصل می‌کند و می‌تواند روی سرور خود شما نصب شود. هر مرحله به‌صورت بصری قابل مشاهده و تغییر است و اگر بخشی به فهم متن یا تصمیم‌گیری نیاز داشته باشد، یک مدل هوش مصنوعی یا ایجنت Hermes Agent به جریان اضافه می‌شود.

احساس نیاز

چرا کسب‌وکار شما به استخراج اطلاعات فاکتور نیاز دارد؟

اگر یکی از این موارد برای شما آشناست، این اتوماسیون می‌تواند کمک کند.

  • فاکتورها و رسیدها روی میز یا در گالری گوشی جمع می‌شوند.
  • ورود دستی مبالغ با خطای تایپی همراه است.
  • ثبت هزینه‌ها تا آخر ماه عقب می‌افتد.
  • پیدا کردن اصل یک فاکتور قدیمی سخت است.
  • هزینه‌های تنخواه کارمندان دیر تسویه می‌شود.
مخاطبان

این ورک‌فلو برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

واحدهای مالی و حسابداری

با حجم بالای فاکتور خرید.

شرکت‌های دارای تنخواه

که کارمندان رسید هزینه دارند.

کارگاه‌ها و پیمانکاران

با خریدهای پراکنده.

دفاتر حسابداری

که اسناد چند مشتری را ثبت می‌کنند.

قابلیت‌ها

قابلیت‌های استخراج اطلاعات فاکتور با OCR و هوش مصنوعی

  • دریافت فاکتور از تلگرام، بله یا ایمیل
  • پشتیبانی از عکس و PDF
  • استخراج فروشنده، تاریخ، مبلغ و اقلام
  • تبدیل تاریخ شمسی و اعداد فارسی
  • ثبت در گوگل شیت با لینک فایل اصلی
  • مرحله تأیید برای موارد مبهم
مراحل

این ورک‌فلو مرحله‌به‌مرحله چطور کار می‌کند؟

نمای کلی جریان کار در n8n؛ جزئیات هر مرحله با فرایند شما تنظیم می‌شود.

۱دریافت سند۲ذخیره فایل۳استخراج اطلاعات۴اعتبارسنجی۵ثبت و تأیید
  1. گام ۱دریافت سند

    کاربر عکس یا PDF فاکتور را به ربات تلگرام یا ایمیل مشخص می‌فرستد.

  2. گام ۲ذخیره فایل

    فایل اصلی در گوگل درایو یا فضای ذخیره‌سازی ذخیره می‌شود.

  3. گام ۳استخراج اطلاعات

    مدل هوش مصنوعی دارای قابلیت بینایی، فیلدهای فاکتور را به‌صورت ساختاریافته استخراج می‌کند.

  4. گام ۴اعتبارسنجی

    جمع اقلام با مبلغ کل مقایسه و موارد مشکوک علامت‌گذاری می‌شود.

  5. گام ۵ثبت و تأیید

    ردیف در شیت ثبت و خلاصه برای تأیید به کاربر ارسال می‌شود.

اتصال‌ها

ابزارها و سرویس‌هایی که به هم وصل می‌شوند

اتصال‌ها با نودهای آماده n8n یا نود HTTP Request انجام می‌شوند.

تلگرام / بله

ربات دریافت فاکتور

ایمیل

دریافت فاکتور به‌صورت پیوست

مدل هوش مصنوعی بینایی

استخراج متن و جدول (مثل OpenAI)

Google Drive

بایگانی فایل اصلی

Google Sheets

ثبت اطلاعات فاکتور

n8n

اعتبارسنجی و کنترل جریان

نتیجه

خروجی و نتیجه این اتوماسیون برای شما

  • ورود دستی اطلاعات فاکتورها به حداقل می‌رسد.
  • هزینه‌ها همان روز ثبت می‌شوند.
  • فایل اصلی هر فاکتور با یک کلیک پیدا می‌شود.
  • خطاهای تایپی کاهش می‌یابد.
  • تسویه تنخواه سریع‌تر انجام می‌شود.
سفارشی‌سازی

امکانات اختیاری و قابل توسعه

امکاناتی که می‌توان بسته به نیاز به این ورک‌فلو اضافه کرد.

  • دسته‌بندی خودکار هزینه‌ها
  • ارسال به نرم‌افزار حسابداری دارای API
  • تفکیک بر اساس پروژه یا مرکز هزینه
  • گزارش ماهانه هزینه‌ها

این یک نمونه واقعی و قابل‌ساخت است؛ مراحل، متن پیام‌ها و سرویس‌ها در پروژه واقعی بر اساس ابزارها و فرایند کسب‌وکار شما طراحی می‌شوند. امکان اتصال هر سرویس پیش از شروع بررسی می‌شود.

روش اجرا

ونسار این ورک‌فلو را چطور برای شما می‌سازد؟

  1. گام ۱بررسی فرایند

    ابزارها، داده‌ها و نقاط تکراری کار شما را بررسی می‌کنیم.

  2. گام ۲طراحی

    مسیر داده، شرط‌ها، پیام‌ها و دسترسی‌ها را با شما نهایی می‌کنیم.

  3. گام ۳ساخت و آزمون

    ورک‌فلو را در n8n می‌سازیم و با داده آزمایشی تست می‌کنیم.

  4. گام ۴راه‌اندازی و آموزش

    روی سرور مستقر، پایش و نحوه استفاده را آموزش می‌دهیم.

پرسش‌ها

سؤالات متداول درباره استخراج اطلاعات فاکتور

فاکتورهای دست‌نویس هم خوانده می‌شوند؟

فاکتورهای چاپی و تصاویر واضح دقت بهتری دارند؛ دست‌نویس‌ها ممکن است نیاز به اصلاح دستی داشته باشند.

اطلاعات فاکتورها کجا پردازش می‌شود؟

تصویر برای استخراج به ارائه‌دهنده مدل انتخابی ارسال می‌شود؛ برای اسناد حساس می‌توان از مدل خودمیزبان استفاده کرد.

تاریخ شمسی درست ثبت می‌شود؟

بله؛ تاریخ‌های شمسی و اعداد فارسی تشخیص و یکسان‌سازی می‌شوند.

آیا جایگزین حسابدار است؟

خیر؛ ورود داده را سریع می‌کند و بازبینی و تصمیم‌های حسابداری همچنان با حسابدار است.

چند نفر می‌توانند فاکتور بفرستند؟

هر تعداد کاربر مجاز؛ فرستنده هر فاکتور هم ثبت می‌شود.

می‌خواهید استخراج اطلاعات فاکتور با OCR و هوش مصنوعی را برای کسب‌وکار خود داشته باشید؟

ابزارهایی که امروز استفاده می‌کنید را بگویید تا نسخه متناسب با شما را طراحی کنیم. برای گفتگوی سریع‌تر با ۰۹۹۹۹۲۲۱۳۸۳ تماس بگیرید.