پیش از سفارش نرم‌افزار، این ۷ مورد را آماده کنید
بخش زیادی از مشکلات پروژه‌های نرم‌افزاری از همان ابتدا شکل می‌گیرد: نیاز به‌درستی توضیح داده نشده، اولویت‌ها روشن نیست یا افراد کلیدی در تصمیم‌گیری حضور ندارند. خبر خوب این است که با کمی آمادگی پیش از اولین جلسه، می‌توان بسیاری از این مشکلات را کاهش داد.
۱. مسئله را بنویسید، نه راه‌حل را
به‌جای «یک اپلیکیشن با این صفحات می‌خواهیم»، بنویسید امروز چه چیزی درست کار نمی‌کند. مثلاً: «پیگیری سفارش‌ها بین سه نفر تقسیم شده و هر هفته چند سفارش فراموش می‌شود.» توضیح مسئله به تیم فنی اجازه می‌دهد راهکار مناسب‌تری پیشنهاد کند.
۲. فرایند فعلی را قدم‌به‌قدم شرح دهید
یک کار مشخص را از ابتدا تا انتها بنویسید: چه کسی شروع می‌کند، چه اطلاعاتی ثبت می‌شود، کار به چه کسی می‌رسد و نتیجه کجا ذخیره می‌شود. حتی یک فهرست ساده یا عکس از فرم‌های کاغذی فعلی بسیار مفید است.
۳. کاربران و نقش‌ها را مشخص کنید
چه کسانی با سامانه کار می‌کنند؟ مدیر، کارمند، مشتری یا نماینده؟ هر کدام چه چیزی را باید ببینند و چه چیزی را نباید؟ این موضوع روی طراحی دسترسی‌ها و حجم کار اثر مستقیم دارد.
۴. اولویت‌بندی کنید
امکانات را در سه دسته بنویسید: «بدون آن نمی‌شود»، «خوب است داشته باشیم» و «بعداً». شروع با دسته اول، پروژه را سریع‌تر به نتیجه می‌رساند و بقیه امکانات بر اساس استفاده واقعی اضافه می‌شوند.
۵. نمونه گزارش‌های مورد نیاز را جمع کنید
گزارش‌هایی که امروز در اکسل تهیه می‌کنید یا دوست دارید داشته باشید، نشان می‌دهد چه داده‌هایی باید در سامانه ثبت شوند. بدون این، ممکن است در پایان پروژه متوجه شوید داده‌ای که برای گزارش لازم است اصلاً ثبت نمی‌شود.
۶. اطلاعات موجود را بررسی کنید
آیا اطلاعات فعلی (مشتریان، کالاها، سوابق) باید به سامانه جدید منتقل شود؟ در چه قالبی است و چقدر مرتب است؟ انتقال اطلاعات معمولاً بخشی از پروژه است که دست‌کم گرفته می‌شود.
۷. یک تصمیم‌گیرنده تعیین کنید
در طول پروژه سؤال‌هایی پیش می‌آید که باید سریع پاسخ داده شوند. اگر یک نفر از طرف شما مسئول هماهنگی و تصمیم‌گیری باشد، پروژه روان‌تر پیش می‌رود.
جمع‌بندی
لازم نیست مستند فنی کامل بنویسید؛ همین هفت مورد، حتی به‌صورت چند خط ساده، کیفیت گفتگوی اولیه و دقت برآورد را به‌طور محسوسی بهتر می‌کند. می‌توانید همین فهرست را هنگام ثبت درخواست مشاوره هم استفاده کنید.
اگر می‌خواهید درباره شرایط کسب‌وکار خودتان مشورت بگیرید، درخواست مشاوره ثبت کنید.
